Executive Assistant (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Neuried

Werde Teil von AMSilk – einem Unternehmen mit höchster Innovationsdynamik für eine bessere Zukunft

Unsere Gesellschaft steht an einem entscheidenden Wendepunkt. Wir erleben eine noch nie dagewesene Notwendigkeit, unser Denken und Handeln zu ändern. Die verstärkte Integration nachhaltiger, nicht auf fossilen Rohstoffen basierender Produkte in unser alltägliches Leben ist dabei ein wichtiger Schritt in die Zukunft. AMSilk ist ein bedeutender Player auf dem Weg dieser Transformation. Unsere Vision ist es, intelligente biotechnologische Materialien bereitzustellen – aus erneuerbarem Rohstoff und vollständig biologisch abbaubar.
Unsere Organisation wächst und wir suchen daher nach neuen Teammitgliedern, die mit großem Engagement und Leidenschaft unsere Vision weiter mit uns verwirklichen. Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützt du das Wachstum von AMSilk, indem du den CEO und den CFO des Unternehmens bei organisatorischen Aufgaben unterstützt, die hauptsächlich im Zusammenhang mit Shareholdern, Boardmitgliedern und potenziellen Investoren stehen. Du wirst auch in Aufgaben im Bereich Fundraising, Vertragsmanagement und Projektassistenz eingebunden.

Deine Aufgaben und Verantwortung bei AMSilk:

Du bist die administrative Anlaufstelle für die derzeitigen Shareholder und Boardmitglieder und bist verantwortlich für die Bearbeitung von Anfragen und die Koordinierung und Vorbereitung von Investoren- und Boardmeetings; einschließlich der Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Unterlagen
Du kümmerst dich um die Koordinierung und Vorbereitung von Investoren-/Banken-/Beratertreffen einschließlich Präsentationen, Berichten und Unterlagen sowie Pflege und Aufbau der Investor-Relations-Datenbank, dazu organisierst und koordinierst du die entsprechenden Treffen und beantwortest Anfragen in Abstimmung mit dem CFO
Du wirkst bei der Implementierung einer Vertragsverwaltungssoftware in Zusammenarbeit mit dem IT-Manager mit, zudem verantwortest du die Vorbereitung von Standardverträgen, sowie die Einholung von Unterschriften und die Ablage von Verträgen; du pflegst und verwaltest die entsprechenden Daten in der Vertragsdatenbank
Du unterstützt bei abteilungsübergreifenden Projekten, Verfolgung des Projektfortschritts und Erstellung von Statusberichten
Du kollaborierst bei der Optimierung von Organisationsabläufen

Das bringst Du mit:

Mindestens 7-10 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung (oder in einer vergleichbaren Funktion) in einem Unternehmen, idealerweise zur Unterstützung der Geschäftsführer einer GmbH
Nachgewiesene Kompetenzen zur Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit, sowie Urteilsvermögen und Diplomatie bei der Beantwortung von Anfragen bzw. beim Umgang mit vertraulichen Anfragen
Erfahrung im Kontakt / der Korrespondenz mit verschiedenen Personengruppen, u.a. der Geschäftsführung, Vorstandsmitglieder, Gesellschafter, Partner, Kunden und Mitarbeitende
Nachgewiesene Kenntnisse in Microsoft Word, Outlook, Teams, Excel, PowerPoint sowie Fähigkeiten im Umgang mit digitalen Lösungen und anderen Softwarepaketen
Erste Erfahrungen im Bereich Investor Relations, Finanzierung oder Vertragsmanagement sind von Vorteil
Fließende Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch

Du gewinnst uns für Dich, wenn Du:

Freude an Teamwork und Kooperation hast
Einen guten Sinn für Humor hast
Den nötigen Mut und die Kreativität besitzt, Neues anzustoßen
Einen lösungsorientierten und pragmatischen Arbeitsstil hast
Bereit bist, jeden Tag dazu zu lernen

Was Du von uns erwarten kannst:

Wir von AMSilk sind der festen Überzeugung, dass unseren Mitarbeitenden ein vollumfängliches Paket an Leistungen geboten werden sollte, das zu ihrem Wohlbefinden beiträgt. Daher bezuschussen wir die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, Kinderbetreuung und Mittagessen und haben ein betriebliches Gesundheitsprogramm aufgesetzt
Wir bieten ein attraktives Tätigkeitsfeld in einem sehr dynamischen Umfeld und unterstützen unsere Mitarbeitenden dabei, ihre Fähigkeiten und ihr Fachwissen zu erweitern, um ihr berufliches Potenzial vollständig zu entfalten
AMSilk versteht sich als eine kollaborative Gemeinschaft, die Vielfalt wertschätzt und jeden Einzelnen dazu motiviert, durch Ideen und Handeln Innovationen voranzutreiben

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Über uns

AMSilk ist der weltweit führende Hersteller von intelligenten, biotechnologisch hergestellten Materialien. Unsere Technologie basiert auf Seidenproteinen und ermöglicht es uns, künstliche Proteine in Seidenformulierungen wie Faser, Hydrogel und Seidenpulver für eine Vielzahl von Anwendungen in der Textilindustrie, Medizin und Konsumgüter einzusetzen. Schon bei der Herstellung der AMSilk-Materialien richten wir den Blick auf das Ende des Lebenszyklus, weshalb alle AMSilk Produkte vollständig vegan und biologisch abbaubar sind, indem wir erneuerbaren Kohlenstoff auf Pflanzenbasis verwenden und auf Mikroplastik vollständig verzichten.

Who wants to help make a difference?

Society stands at a tipping point, and we all will be affected. There is a need for change, and there is a strong demand for sustainable products that are not based on fossil fuels. By replacing existing unsustainable materials, the AMSilk team is able to make a true change in many industries. Our vision is to enable true change through intelligent biotech materials.
Of course, this won't happen overnight. It needs talented people like you. As Executive Assistant (m/w/d), you will support the growth of AMSilk by supporting the company's CEO and CFO in organizational tasks mainly related to shareholders, advisory board members and potential investors. You will also be involved in tasks regarding fundraisin, contract management and project assistance.

Your responsibility and impact within AMSilk company means to:

Be the adminstrative contact point for current shareholders/board members by handling enquiries, coordinating and preparing shareholders’/board meetings incl. presentations, reports and documentation with the CEO
Coordinate and prepare investor/bank/consultant meetings including presentations, reports and documentation, as well as maintaining and building-up the investor relations database, organization and coordination of related meetings, responding to enquiries in coordination with the CFO
Implement a contract management software together with the IT Manager, prepare standard contracts, obtain signatures and file contracts, while taking care of the administration and maintenance of the contract database
Assist with cross-departmental projects, track the project progress and prepare status reports
Contribute to the optimization of organizational processes

Your areas of knowledge and expertise are:

At least 7-10 years of experience as an executive assistant (or a similar executive administrative role) in a corporate environment ideally supporting the Managing Directors of a GmbH
Demonstrated ability to maintain discretion, confidentiality, maturity, judgement, and diplomacy in responding to/and in management of enquiries
Experience in contacts/correspondence with various types of people: management, board members, shareholders, partners, customers, employees
Proven skills in Microsoft Word, Outlook, Teams, Excel, PowerPoint and proficiency in the use digital solutions and other software packages
Initial experience in Investor Relations, financing, or contract management is an advantage
Fluency in English and German

We would love to have you in our team if you:

Enjoy teamwork and collaboration
Have a good sense of humor
Are bold, creative and think outside the box
Live a solutions-driven approach and have a pragmatic working style
Are willing to learn something new every day

What you can expect from us:

At AMSilk we believe in providing a well-rounded benefits package that takes care of our employees' health, wealth, and work/life balance. We subsidize public transportation, childcare, and lunch, and offer a company health program to help our employees stay healthy and happy
We offer challenging work in a fast-paced environment and provide full support to help you expand your skills, enhance your expertise, and reach your full potential throughout your career journey
A community that is both diverse and inclusive, where teammates feel empowered to share their ideas and work together creatively

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About us

AMSilk is the world's first industrial supplier of smart biotech materials by applying an outstanding technology platform based on silk proteins. AMSilk turns man-made proteins into silk formulations including fiber, hydrogels and silk powder for applications in the textile industry as well as for medical devices and consumer goods. All AMSilk materials are created with an end of life in mind, being completely vegan, biodegradable, using renewable plant-based carbon, with no microplastics.

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